¿Ya tuviste tu novatada o primera vez como líder en producción de eventos? o quizá no, pero te estás preparando para enlistarte en las canchas del marketing y el día eventualmente llegará. A continuación, te voy a ahorrar un dolor de cabeza con algunos puntos clave a tener presentes.
El sentido común es el menos común de los sentidos.
Regla #1, y no lo digo yo, pero ya lo tengo bien comprobado. Tengo algunos años ejerciendo como líder de proyectos de todo tipo y si algo he aprendido es que el sentido común, no existe, lo que procesa mi cerebro como sentido común, en alguien más será procesado como otro tipo de sentido. Nadie tenemos en común el sentido común, eso hay que tenerlo presente siempre.
Confía en tu equipo.
Todo proyecto se logra a base de trabajo en equipo. Existimos (sí plural porque sé que no estoy sola en ese mundo hermanas) líderes de proyecto aprensivas que creemos que si no hacemos todo nosotras, no va a salir bien, ¡error! tienes que confiar en cada brazo de tu equipo llámese producción, coordinación, etc., ¡soltar! responsabilidades que no te corresponden. No confiar en tu equipo, solo te pone en evidencia, porque en tus manos está que cada brazo del equipo este 100% informado y listo para una ejecución perfecta el gran día.
Has uso apropiado de los formatos.
Existen las herramientas para llevar un control, cada agencia tendrá los propios y a su vez cada colaborador de acuerdo a la forma de trabajo con la que se sienta cómodo. Sin embargo hay formatos “universales”, útiles para toda el área operativa, y aun conociendo su importancia a veces osamos ignorarlos, ¿por qué?, los que se identifiquen con esta mala práctica tendrán sus por qué´s, lo importante aquí es saber que esos formatos no son para ti únicamente líder de proyecto, quizá tú tienes el don de crear checklists mentales y tenerlos presente todo el tiempo, ponerles alarma cerebral y acudir a ellos cerrando tus ojos, ok, y el resto del equipo, ¿también tiene acceso a tus listas mentales?, ¡exacto!. Todos esos formatos llamados MXM, checklists, directorio de proveedores, do & dont´s, son imprescindibles para todos. Nunca dejes de hacer y entregar un formato porque tú no lo consideres necesario o por flojerita, se generosa(o) con tu equipo, aparte es parte de la diligencia.
No dejes responsabilidades al aire.
Es fundamental hacer una junta de kick off previa al evento, y dejar bien claras las responsabilidades de todos, revisar el journey del gran día y prever situaciones no deseadas, para adelantar posibles soluciones. Pensar positivo siempre, pero la ley de Murphy no perdona, y más vale estar preparados. De esa junta nadie puede salir sin tener claro su rol, alcance, y el de todo el equipo.
No te olvides de respirar.
El rush del gran día es una explosión de emociones, adrenalina, control, descontrol, en un abrir y cerrar de ojos ya pasó todo, el evento fue un éxito pero, no has comido, no has tomado agua, se te olvido básicamente que eres humano. Es fundamental que te des 5 minutos para cuidar la máquina, comer, tomar agua y respirar cada que sea necesario, el evento te necesita al 100%, cuídate y cuídalos.
Estos 5 puntos parten de vías muy generales, pero en lo personal me han funcionado para mantener el control para operar, te aseguro que si los tienes siempre presentes, te van a facilitar mucho la vía de ejecución el gran día.
